Een congres organiseren kost maanden. Sprekers regelen, een locatie vastleggen, een programma bouwen dat klopt, deelnemers werven, sponsoren binnenhalen.
Dan is het die ene dag. Het loopt goed, mensen zijn enthousiast, in de wandelgangen worden de beste gesprekken gevoerd.
En een week later is het stil. Er staat een fotoalbum online, er is een bedankmail uit, en de inhoud van die dag bestaat nog in de hoofden van de mensen die erbij waren. Verder nergens.
Dat is een vreemde verhouding: maanden werk voor een opbrengst die binnen een week verdampt.
Wat er meestal wordt gedaan
Een fotoverslag. Laat zien dát het gebeurd is, niet wát er is gezegd. Leuk voor de aanwezigen, waardeloos voor de rest.
Een aftermovie. Twee minuten sfeer met muziek eronder. Werkt voor de emotie en om volgend jaar te verkopen, maar draagt geen inhoud.
De presentaties als pdf. Vaak wordt dit als oplossing gezien. In de praktijk zijn losse sheets zonder de spreker erbij grotendeels onbegrijpelijk, en ze worden nauwelijks geopend.
Een schriftelijk verslag. Kost veel tijd om te maken en weinig tijd om weg te klikken. Wie er niet bij was, gaat geen zes pagina's lezen over een dag die hij heeft gemist.
Wat al deze vormen gemeen hebben: ze proberen een dag vol gesprekken vast te leggen in iets wat geen gesprek is.
Wat er wél waarde heeft
De inhoud van je congres bestaat uit mensen die iets uitleggen. Sprekers, panelleden, deelnemers met een vraag.
Die inhoud verplaatst zich het beste in de vorm waarin hij ontstond: pratend. Een spreker die in vijf minuten uitlegt waar zijn verhaal op neerkomt, is begrijpelijker dan zijn eigen sheets en korter dan zijn eigen keynote.
En er is nog iets. De meerderheid van je doelgroep was er niet. Dat is geen falen van je marketing, dat is normaal: een zaal heeft een maximum en agenda's zitten vol. Al die mensen hadden de inhoud wel willen hebben.
Hoe je dat praktisch aanpakt
Het makkelijkste moment om die gesprekken op te nemen is de dag zelf. Iedereen is er, iedereen is in de stemming, en niemand hoeft ergens naartoe te reizen.
Een opnameplek op de eventlocatie, waar sprekers tussen de programmaonderdelen door vijf tot tien minuten aanschuiven. Dat levert uit één dag doorgaans vijf tot twaalf korte gesprekken op.
Die publiceer je vervolgens niet in één keer, maar verspreid over de weken erna. Zo blijft je event maandenlang terugkomen in plaats van één keer.
Ik deed dit onder andere voor Bevrijdingspop, waar het verhaal achter vijfentwintig jaar festival is vastgelegd in gesprekken die het hele jaar door beluisterd worden.
Praktisch bezwaar dat vaak wordt genoemd: stoort dat niet? In de praktijk niet. Een opnameplek neemt weinig ruimte in en gasten schuiven aan tussen sessies door. Vaak wordt het juist een plek waar mensen omheen komen staan.
Wat je ermee kunt na afloop
Bereik buiten de zaal. Iedereen die niet kon komen, krijgt alsnog de kern. Dat is meestal een veelvoud van je bezoekersaantal.
Sprekers die het delen. Een geïnterviewde spreker deelt zijn eigen aflevering vrijwel altijd met zijn netwerk. Dat is bereik dat je niet hoeft te kopen, en het verhoogt de status van je event.
Verkoopmateriaal voor de volgende editie. Als je over een jaar sponsoren en bezoekers moet werven, is een reeks sterke gesprekken overtuigender dan een fotoverslag. Je laat horen wat de inhoud waard was.
Een reden om contact te houden. Tussen twee edities in hoort je doelgroep normaal gesproken niets van je. Nu heb je maandenlang iets om te sturen.
Waar het misgaat
Een keynote integraal opnemen. Vijfenveertig minuten met een microfoon in de zaal levert slecht geluid en een verhaal dat zonder beeld niet werkt. Kies voor een apart gesprek van vijf minuten waarin de spreker zijn kern samenvat.
Alles tegelijk publiceren. Dan is het na een week weer voorbij, precies het probleem dat je wilde oplossen.
De organisatie het woord laten voeren. Je publiek wil de sprekers horen, niet de dagvoorzitter die vertelt hoe geslaagd de dag was.
Geluid onderschatten. Een eventlocatie is rumoerig. Een opname met een telefoon op een statafel klinkt naar niets en wordt niet uitgeluisterd. Dit is het onderdeel waar bezuinigen het hardst terugkomt.
Wanneer het niet loont
Bij een event dat vooral over netwerken of entertainment gaat, is er weinig inhoud om vast te leggen. Dan is een aftermovie de betere keuze.
Ook bij een eenmalig event weegt het minder zwaar, omdat je de opbrengst niet kunt doorrollen naar een volgende editie. Het kan nog steeds, maar de rekensom valt anders uit.
En als je doelgroep niet groter is dan je zaal, valt het belangrijkste argument weg.
Om mee te beginnen
Kijk naar je programma van vorig jaar en stel één vraag: welke drie sprekers zou je willen dat iederéén had gehoord, ook de mensen die er niet waren?
Als je die drie zo kunt noemen, heb je genoeg voor een serie. En dan is de vervolgvraag alleen nog hoe je ze op de dag zelf even tien minuten los krijgt.
Op de pagina over de eventpodcast lees je hoe dat praktisch werkt, welke vormen er zijn en wat je krijgt. En wat een eventpodcast precies is leg ik uit in een apart artikel.
Volgende stap
Is een podcast iets voor jouw bedrijf?
Doe de gratis zelfscan (2 minuten) en ontdek direct of een podcast bij jouw situatie past.