De meeste organisaties hebben hun onboarding beter geregeld dan ze denken. Er is een introductiedag, een handboek, een rondleiding, een buddy en een inlogcode die meestal werkt.
En toch weet iemand na een maand nog steeds niet waarom de organisatie doet wat ze doet. Hij kent de procedures, maar niet de redenen. Hij weet hoe hij een aanvraag indient, maar niet waarom die stap er ooit bij is gekomen.
Dat is geen slordigheid. Het is een gat dat in bijna elk inwerkprogramma zit.
Wat je wel vastlegt en wat niet
Kijk eens naar wat er in je onboardingmap zit. Vrijwel zeker: functieomschrijvingen, systemen, procedures, veiligheidsinstructies, wie waarvoor verantwoordelijk is.
Allemaal noodzakelijk. En allemaal het soort informatie dat iemand ook wel vindt als hij het nodig heeft.
Wat er niet in zit: waarom jullie het zo doen. Wat er ooit is misgegaan waardoor die regel er kwam. Waar collega's trots op zijn. Wat hier normaal gevonden wordt en wat juist niet.
Dat is de cultuur, en die wordt nergens opgeschreven. Nieuwe mensen pikken het op in de wandelgangen, bij de koffie, door te kijken hoe anderen zich gedragen. Dat werkt, maar het duurt maanden en het gaat bij iedereen anders.
Waarom de introductiedag dat niet oplost
Op de introductiedag wordt precies dit geprobeerd. Iemand van directie vertelt over de historie en de kernwaarden, er is een presentatie met foto's, en aan het eind is er ruimte voor vragen die niemand stelt.
Drie problemen daarmee.
Het komt te vroeg. De eerste dag zit iemand vol met parkeerplaatsen, wachtwoorden en namen. Wat er over de organisatie wordt verteld, landt niet.
Het is eenrichtingsverkeer op een podium. Mensen vertellen anders als ze voor een groep staan. Gladder, algemener, met minder van de details waar het interessant wordt.
Het is eenmalig. Wie in maart begint, hoort het verhaal misschien pas in september, of helemaal niet.
Waarom audio hier past
Een serie gesprekken lost precies die drie dingen op.
Iemand luistert wanneer het uitkomt. In de auto op weg naar de eerste werkdag, in de trein, in het weekend voor hij begint. Niet op het moment dat jij het uitzendt, maar op het moment dat hij er ruimte voor heeft.
En hij hoort echte collega's in plaats van een presentatie. Iemand die vertelt hoe hij er zelf inrolde, waar hij in het begin over struikelde, en wat hij achteraf graag eerder had geweten. Dat is de informatie waar een nieuwe medewerker echt iets aan heeft, en het is precies wat niemand opschrijft.
Bovendien is het één keer maken en jaren gebruiken. Wie in maart begint en wie in september begint, horen hetzelfde.
Wat erin hoort
Vier tot zes afleveringen is genoeg. Wat in de praktijk goed werkt:
Waar we vandaan komen. Niet de tijdlijn, maar de keuzes. Waarom is dit bedrijf ooit begonnen en wat is er onderweg veranderd?
Wat we hier normaal vinden. De ongeschreven regels. Hoe direct spreek je iemand aan, wanneer bel je in plaats van te mailen, mag je een fout maken en wat gebeurt er dan?
Een dag uit het leven. Een collega die vertelt hoe zijn werk er echt uitziet. Voor grotere organisaties: één per afdeling, zodat mensen begrijpen wat de rest doet.
Wat ik graag eerder had geweten. Twee of drie collega's die terugkijken op hun eigen eerste maanden. Vaak de aflevering die het meest wordt beluisterd.
Waar we naartoe gaan. Kort, en pas aan het eind. Strategie landt beter als iemand de rest al begrijpt.
Wat er niet in hoort: procedures, systemen, en alles wat je beter kunt opzoeken dan onthouden.
Wat het verder oplevert
Het scheelt herhaling. Dezelfde uitleg die nu bij elke nieuwe medewerker opnieuw wordt gegeven, staat er één keer goed op.
Het is bruikbaar voor werving. Publiceer je de serie openbaar, dan horen sollicitanten van binnenuit hoe het er bij jullie aan toe gaat. Dat trekt precies de mensen aan die passen, en schrikt de rest af. Allebei winst.
Bestaande collega's luisteren ook. In de praktijk blijkt dat vaak de verrassing. Mensen die er tien jaar werken, horen dingen over hun eigen organisatie die ze niet wisten.
Hoe je meet of het werkt
Anders dan bij een marketingpodcast weet je precies wie je publiek is. Kijk daarom niet naar downloads maar naar het aandeel nieuwe medewerkers dat luistert, en naar hoeveel van hen een aflevering uitluistert.
Het echte meetpunt zit een stap verder: vraag na drie maanden of ze het hebben geluisterd en wat is blijven hangen. Neem die vraag op in je bestaande evaluatiegesprek, dan kost het niets extra.
Wanneer het niet loont
Bij een organisatie waar twee mensen per jaar binnenkomen, is dit overdreven. Dan zit je met die twee gewoon een uur aan tafel en dat is beter.
Het wordt interessant bij regelmatige instroom, of bij organisaties waar mensen verspreid zitten en de cultuur niet vanzelf overspringt. Ook bij veel uitzendkrachten of seizoenswerk loont het, omdat je dan telkens opnieuw dezelfde uitleg zou moeten geven.
En het vervangt je inwerkprogramma niet. Het vult het gat dat een handboek nooit kan vullen.
Om mee te beginnen
Vraag drie collega's die er langer dan vijf jaar werken wat ze graag eerder hadden geweten. Waarschijnlijk krijg je drie totaal verschillende antwoorden, en waarschijnlijk staat geen van die antwoorden in je onboardingmap.
Dat is je eerste aflevering.
Een onboardingreeks is een vorm van interne podcast, en op die pagina lees je wanneer je hem inzet, wat je krijgt en wat het kost. Wil je breder kijken naar het bereiken van collega's, lees dan hoe je mensen zonder bureau bereikt.
Volgende stap
Is een podcast iets voor jouw bedrijf?
Doe de gratis zelfscan (2 minuten) en ontdek direct of een podcast bij jouw situatie past.